Este módulo permite controlar el traslado de documentos y petición de informes tanto en papel como de forma electrónica entre unidades administrativas, pudiendo convivir ambos en un mismo expediente. Contempla la gestión de minutas y de envío a notificaciones.
Comunicación interna entre unidades
Se trata de un módulo que ofrece solución a los habituales problemas que surgen en las comunicaciones internas dentro de una Administración, como son las constancias de envío y recepción de comunicaciones y documentos (fecha y hora, departamento o usuario remitente y destinatario…), evitando con ello extravíos y mejorando el control y seguimiento de las comunicaciones entre las distintas áreas administrativas. Permite pasar a una administración interna sin papel, con inmediatez, posibilitando una implementación progresiva de los procesos normalizados. Puede funcionar de forma independiente o vinculada con otros módulos de la plataforma (como el Registro Electrónico o el Gestor de Tareas), así como con otros aplicativos externos a través de los servicios web (WS) de los que dispone.
Funcionalidades
Envío de correos electrónicos
Se puede configurar la posibilidad de enviar correos electrónicos de aviso a todos o a algunos de los miembros de la unidad administrativa a la que se dirige la comunicación interdepartamental.
Petición de informes
Se trata de una herramienta de gran utilidad para la petición interna de informes a otra unidad administrativa, posibilitando de este modo la eliminación de los oficios de remisión.
Ventajas
Eliminación del extravío de los documentos durante su circulación.
Facilidad en el acceso a la información contenida en los documentos a través de los diferentes métodos de búsqueda.
Facilidad en la comunicación entre departamentos, acortando distancia y tiempo.
Optimización del espacio físico al tratarse de documentos electrónicos.
Facilidad en el envío de los mismos, al tratarse de un medio sumamente rápido, casi instantáneo.
Reducción del coste de operación con los mismos a la hora de consultarlos, distribuirlos, etc.
Rapidez en el envío al permitir la simultaneidad.
Características
Digitalización segura de documentos.
Adjuntar un documento digital desde nuestro equipo.
Adjuntar un documento firmado en la Bandeja de Firmas.
Indicar que la comunicación va acompañada de documentación en papel.
Llevar a cabo el seguimiento, visualizar por fecha y hora, así como las unidades y registros en su caso por los que ha pasado una comunicación concreta.
Obtener justificante por cada comunicación enviada; se genera un acuse de recibo de puesta a disposición de la comunicación.
Trabajar con resultados reales para la práctica eliminación de papel, lo que significa un ahorro económico más que notable para la organización.